Instrumente für ein erfolgreiches Projektmanagement

Ferner enthält dieser die Ressourcen, die für die erfolgreiche Projektumsetzung notwendig sind. Ein angemessener Projektplan umfasst ebenfalls die Zuständigkeiten und Aufgaben der Projektmitglieder und setzt fest, bis zu welcher Frist diese erledigt sein sollten. Ferner sollte dieser hinsichtlich einer geordneten Projektkommunikation wöchentliche Sitzungstermine enthalten, an denen alle Projektbeteiligten gezielt zusammenkommen, um über den aktuellen Stand des Projektes zu referieren (vgl. InLoox GmbH o.J.-b). Zyklisch sollten außerdem Sitzungen mit dem Auftraggeber des Projektes geplant werden, damit sich dieser vom ordnungsgemäßen Projektverlauf überzeugen kann. Im Bedarfsfall ist es möglich, Sitzungen außerhalb der geplanten Routine abzuhalten. Es wird empfohlen, für jede Sitzung eine Agenda festzulegen, um die Zeit angemessen nutzen zu können.

Gewöhnlich werden die Rahmenbedingungen für das Projekt von der oberen Führungsinstanz vorgegeben. Wohingegen die untere Ebene die Details dazu ausarbeiten muss (vgl. Kerzner 2008, S.425). Die Projektleiter muss die Detailplanung folglich so vornehmen, dass die gesetzten Rahmenbedingungen durch den Auftraggeber dahingehend berücksichtigt bleiben.

Bei der gesamten Projektplanung sollte das 3-Phasen-Modell nach Lewin Berücksichtigung finden. Gemäß diesem Ansatz muss die zu verändernde Organisation zuerst aus der Balance gebracht werden. Dieser Phase wird als „Auftauen“ („Unfreezing“) bezeichnet. Anschließend erfolgt die Phase, in welcher die geplanten Änderungen vollzogen werden. Diese Phase bezeichnete Lewin als „Bewegen“ („Moving“). Die letzte Phase dieses Modells ist schließlich das „Einfrieren“ („Freezing“). In diesem Vorgang werden die getätigten Änderungen nachhaltig stabilisiert (vgl. Wüst/Kreutzner 2012, S.137).

Um eine allgemeine Übersicht über die geplanten Vorgänge und deren Verlauf zu bekommen, bietet sich das Balkendiagramm, auch Gantt-Chart genannt, an. Das Balkendiagramm ist eine recht triviale visuelle Darstellung des Projektes und deren Vorgänge im Verlauf. Vertikal werden, in sequentieller Reihenfolge, die Vorgänge angeordnet. Horizontal wird hingegen der Zeitverlauf abgebildet (vgl. Aichele 2006, S.82). Es wird empfohlen, das Balkendiagramm als allgemeine Darstellungsform des Projektes zu erstellen.

Im Gegenzug muss jedoch erwähnt werden, dass das Balkendiagramm allein für einen umfangreichen Projektüberblick nicht ausreicht, da insbesondere parallel laufende Vorgänge nicht demonstrativ veranschaulicht werden können (vgl. Aichele 2008, S.82). Aus diesem Grund soll auf ein weiteres Werkzeug der Terminplanung aus dem Projektmanagement (PM) zurückgegriffen werden: Der Netzplantechnik.

Netzplantechnik und kritischer Pfad

Innerhalb eine Projektes bzw. dessen Planung ist es wichtig, den Zeitverlauf stets im Blick zu behalten. Verzögerungen im Zeitablauf haben stets einen Einfluss auf das gesamte Projekt und können dessen Erfolg maßgeblich gefährden. Aus diesem Grund sollte auf die Netzplantechnik zurückgegriffen werden. Mit Hilfe dieser ist es möglich, alle nötigen Aktionen eines Projektes gemäß der geplanten Abfolge und ihren Beziehungen zueinander grafisch darzustellen. Ein Netzplan verfolgt u.a. das Ziel, die Dauer des Projektes zu ermitteln (vgl. Windolph 2015). Im Zuge der Netzplanerstellung werden die geplanten Vorgänge logisch aneinander gereiht. Durch die Angabe der Vorgangsdauer entstehen zwischen manchen Vorgängen Pufferzeiten. Pufferzeiten ergeben sich insbesondere dann, wenn parallel laufende Tätigkeiten dieselbe nachfolgende Tätigkeit haben und eine Tätigkeit länger dauert als die anderen. Der Beginn der nachfolgenden Aktion wird demnach durch die Tätigkeit bestimmt, welche im parallelen Verlauf die längste Dauer aufweist (vgl. Zimmermann 2014, S.82). Vorgänge, die im parallelen Verlauf bereits beendet wurden, bilden demnach eine Zeitreserve. Der Pfad mit der längsten Dauer kann dabei als kritischer Pfad angesehen werden. Jegliche Abweichungen der sich auf dem Pfad befindlichen Vorgänge über die geplante Vorgangsdauer hinaus führen dabei zu einer Verlängerung des gesamten Projektes (vgl. Bohinc 2010, S.73).

Ein Vorteil in der Verwendung der Netzplantechnik ist, dass das Projektteam bereits während der Planung das gesamte Projekt einmal "durchdenkt" und systematisch durchgliedert. So ist es möglich, auf fehlende Vorgänge zu reagieren bzw. diese frühzeitig in der Planung zu berücksichtigen. Außerdem können von vornherein terminliche Engpässe (kritischer Pfad) identifiziert und bedacht werden (vgl. Sepahyar 2008, S.49f.).

Hinweis:
Das Literaturverzeichnis kann bei Bedarf nachgereicht werden.