User Go Live in XX wird verschoben – Projekt muss umorganisiert werden
Am 23. Juni ist mit XX der größte Standort von XX mit SAP live gegangen. Aus technischer Sicht war dieser User Go Live 2 (UGL) erfolgreich. In den täglichen Abläufen gab es jedoch wesentliche Schwierigkeiten, die dazu führten, dass in einigen Bereichen die erforderliche Lieferleistung nicht erbracht werden konnten.
Daraufhin wurde ein funktionsübergreifendes Team zusammengestellt, das aus den Führungskräften der betroffenen Bereiche besteht, und das eng mit dem Management zusammenarbeitet. Diese sogenannte „Task Force Operational Stability“ arbeitet seitdem an der ”Issue List”, in der Problematiken innerhalb des Geschäftsbetriebs festgehalten werden. Die Ursachen für unsere Betriebsinstabilität wurden von der Task Force identifiziert und für die meisten Probleme konnten bereits Lösungen gefunden werden. Ziel ist es in Woche 51 einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten und wieder zurück an das Business übergeben zu können.
Im September und Anfang Oktober lag der Focus auf dem für den 17. November 2014 geplanten User Go Live in XX.
Mit den Vorbereitungen lagen wir bis dato sehr gut im Zeitplan. So hatten wir am 16. September ein erfolgreiches End User Training Kick-Off. Auf diesem Event hatten die Mitarbeiter die Möglichkeit, mehr über den aktuellen Status des XX Projekts und die verschiedenen Trainingsveranstaltungen auf dem Weg zum XX-SAP zu erfahren. Die Message des Kick-Offs war: auch für XX rückt SAP immer näher.
Die Umstellung der lokalen auf globale Materialnummern ist am 11. und 12. Oktober erfolgt. Durch diese ”Number Conversion” können bereits vor der Umstellung auf SAP mögliche Auswirkungen auf den Geschäftsablauf minimiert werden.
Mitte Oktober bekamen wir die offizielle Freigabe vom lokalen Management Team in XX für die Master Data bekommen und konnten diese Daten ins PS1 übernehmen. Bis dahin gingen wir von einem erfolgreichen UGL im November 2014 aus. Leider gab es jedoch im August und September noch zu viele IT-Instabilitätsprobleme, sodass der Go Live von einem technischen Standpunkt aus als zu riskant eingeschätzt wurde. Obwohl der User Go Live vom Projekt bereits gut vorbereitet war, musste er nun auf ein zunächst unbestimmtes Datum im Herbst verschoben werden.
Nach dieser Nachricht, konzentrierten wir uns darauf, möglichst viele Ressourcen von XX nach XX zu verlagern und weiterhin die Stabilität in Pronsfeld herzustellen. Gleichzeitig mussten natürlich alle laufenden Aktivitäten in XX sauber abgeschlossen werden.
Die SAP-Basic-Trainings waren in XX bereits vollständig abgeschlossen. Aufgrund der Verschiebung des XX UGLs wurden die gerade angefangenen Job-Trainings zum Teil abgebrochen und nur diejenigen SAP Nutzer, die mehr als an einer Sitzung teilgenommen haben, durften die Trainings abschließen. Mehr als ein Viertel der Teilnehmer wurde inzwischen vollständig trainiert. 226 Personen werden vor dem Go Live bereits trainiert sein und benötigen dann lediglich eine Auffrischung der bereits erworbenen Kenntnisse.
Trotz der Verschiebung des UGLs wurden in XX alle Tests wie geplant durchgeführt. Die Volume Tests und die End-to-End-Tests (E2E-Tests) wurden bis Ende der Woche 45 absolviert. In Woche 46 wurden die Test Scripts in den Solution Manager hochgeladen. Insgesamt drei E2E-Tests, bei denen der gesamte Geschäftsablauf von der Bestellung bis zur Lieferung getestet wird, zwei Volume Tests und ein Interfaces Run wurden bereits abgeschlossen.